Kastamonu Üniversitesi | Geleceğini İnşa Edeceğin Üniversite

İÇ KONTROL

İç Kontrol Nedir?


Yirminci yüzyılın sonlarından itibaren tüm dünyada hükümetlerin odak noktası, performans artışını sağlayacak mekanizmaları hayata geçirmek olmuştur. Söz konusu amaca hizmet etmek üzere ortaya atılan ‘iyi yönetişim’, son dönemde özel sektörün yanı sıra kamu sektörü için de rehber ilke haline gelmiştir. Kamu hizmeti kalitesinin artmaya başlaması beraberinde, hedef odaklı yaklaşımı ve kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanılması ihtiyacını doğurmuş ve böylece kamu kurumlarının organizasyon yapısından, iletişim ve izlemeye kadar mali yönetim ve kontrol süreçleriyle ilgili pek çok alanda etkili araçların kullanılmasını gerekli kılmıştır. Bu reform sürecinde benimsenen en önemli yönetim aracı ise iç kontrol sistemidir.


Uluslararası düzeyde kabul gören iç kontrol, kurumun hedeflerine ulaşması için makul güvence sağlamak üzere tasarlanmış olan bir sistemdir. Bu sistemin en iyi bilinen modeli olan Comittee of Sponsoring Organizations (COSO) çerçevesinde iç kontrol; kurumdaki iş ve eylemlerin mevzuata uygunluğunu, mali ve yönetsel raporlamanın güvenilirliğini, faaliyetlerin etkililiği ve etkinliği ile varlıkların korunmasını sağlamayı amaçlar.

5018 sayılı Kanunun 55 inci maddesinde iç kontrol, "idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünü" olarak tanımlanmıştır.

             Kanunun 56 ncı maddesinde iç kontrolün amaçları;

  • • Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini,
  • • Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini,
  • • Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini,
  • • Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini,
  • • Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamak olarak belirlenmiştir.


    Üniversitemiz Kalite Koordinatörlüğü Web Sayfası 
    https://kalite.kastamonu.edu.tr/

İç Kontrol Standartları


KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI

             Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin, iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır.

             Kamu İç Kontrol Standartları, uluslararası standartlar ve iyi uygulama örnekleri çerçevesinde, iç kontrolün; kontrol ortamı, risk değerlendirmesi, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletişim ile izleme bileşenleri esas alınarak, tüm kamu idarelerinde uygulanabilir düzeyde olmasını sağlamak üzere genel nitelikte düzenlenmiştir.

             1. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI

             Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçeve olup, kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, iç kontrole yönelik destekleyici tutum, mesleki yeterlilik, organizasyonel yapı, insan kaynakları politikaları ve uygulamaları ile yönetim felsefesi ve iş yapma tarzına ilişkin hususları kapsar.

             Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük

             Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             1.1. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir.

             1.2. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek

             olmalıdırlar.

             1.3. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır.

             1.4. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır.

             1.5. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır.

             1.6. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir

             olmalıdır.

             Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler

             İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır.

             2.2. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.

             2.3. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir.

             2.4. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir.

             2.5. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır.

             2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.

             2.7. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.

             Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı

             İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             3.1. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır.

             3.2. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

             3.3. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir.

             3.4. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır.

             3.5. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir.

             3.6. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir.

             3.7. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir.

             3.8. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır.

             Standart: 4. Yetki Devri

             İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             4.1. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.

             4.2. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir.

             4.3. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır.

             4.4. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

             4.5. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.

             2. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI

             Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi sürecidir.

             Standart: 5. Planlama ve Programlama

             İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             5.1. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır.

             5.2. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır.

             5.3. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır.

             5.4. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.

             5.5. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır.

             5.6. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.

             Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi

             İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             6.1. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir.

             6.2. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir.

             6.3. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır.

             3. KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI

             Kontrol faaliyetleri, idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve prosedürlerdir.

             Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri

             İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             7.1. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

             7.2. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır.

             7.3. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır.

             7.4. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır.

             Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi

             İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             8.1. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir.

             8.2. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.

             8.3. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.

             Standart: 9. Görevler ayrılığı

             Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             9.1. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.

             9.2. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.

             Standart: 10. Hiyerarşik kontroller

             Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             10.1. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır.

             10.2. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir.

             Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliği

             İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             11.1. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır.

             11.2. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir.

             11.3. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.

             Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri

             İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             12.1. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

             12.2. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır.

             12.3. İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.

             4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI

             Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar.

             Standart: 13. Bilgi ve iletişim

             İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             13.1. İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır.

             13.2. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir.

             13.3. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır.

             13.4. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir.

             13.5. Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır.

             13.6. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.

             13.7. İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır.

             Standart: 14. Raporlama

             İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             14.1. İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır.

             14.2. İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır.

             14.3. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır.

             14.4. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.

             Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi

             İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             15.1. Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır.

             15.2. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır.

             15.3. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır.

             15.4. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır.

             15.5. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir.

             15.6. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır.

             Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi

             İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             16.1. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır.

             16.2. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır.

             16.3. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır.

             5. İZLEME STANDARTLARI

             İzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar.

             Standart: 17. İç kontrolün değerlendirilmesi

             İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             17.1. İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir.

             17.2. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir.

             17.3. İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır.

             17.4. İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır.

             17.5. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.

             Standart: 18. İç denetim

             İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             18.1. İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir.

             18.2. İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir.

(26.12.2007 Tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazete, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği).

 

Faaliyet Raporları                          Birim İçi Değerlendirme Raporları

Enstitü Vekalet Planı                              

Hassas Görevler

Hassas Görev Nedir?

Birimin temel işlevini etkin biçimde yerine getirmesini etkileyebilecek riskler içeren, zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmesi halinde karar alma süreçlerini güçlendiren ve kaynakların etkin kullanımını sağlayan kritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevler hassas görevdir.

Hassas Görevler neden tespit edilmelidir?

  • Birimin fonksiyonlarını etkin bir şekilde ifa edebilmesi için kritik faaliyetlerin tespit edilmesini,
  • Bu kritik faaliyetlerin gözden geçirilmesini ve bu sayede aksaklıklar varsa tespit edilmesini,
  • Bu kritik faaliyetler için gerekli kontrol önlemlerinin alınmasını, temin eder.

Böylece;

  • Birimin faaliyetlerinin aksamadan yürütülmesine,
  • Kamu kaynaklarının verimli biçimde kullanılmasına,

yardımcı olur.

Hassas Görevler nasıl tespit edilir?

Bir görevin hassas olup olmadığı belirlenirken aşağıdaki kriterler dikkate alınmalıdır:

  • İdarenin hedeflerini etkileyebilecek önemli kararları alma kapasitesi,
  • Kararları etkileyebilecek idare dışı üçüncü kişi ve kuruluşlarla ilişkisi,
  • Gizli bilgilere erişim,
  • Mali değeri yüksek olan iş ve işlemlerle ilgili görevler,
  • Görevin yüksek seviyede özel uzmanlaşma gerektirmesi,
  • İdarelerce ilave edilebilecek diğer kriterler.

Hassas Görevler tespit edilirken birimlerin; hizmet envanteri, operasyonel plan ve görev tanım rehberlerinde yer alan görevleri kapsamında soracakları başlıca sorular şunlardır:

  • Hangi görevler gizlilik statüsündedir?
  • Hangi alanlardaki faaliyetlerde hata veya usulsüzlük yapılması ihtimali daha fazladır?
  • Hangi görevlerin belli bir zaman süreci içinde yerine getirilmesi önemlidir?
  • Hangi alanlarda bilgi ve eğitim ihtiyacı çok yüksektir?
  • Hangi görevler iç ve dış etkenlere yüksek derecede maruz kalır?
  • Hangi görevler yerine getirilemezse mali kayba neden olur?
  • Hangi görevler yerine getirilemezse kaynak israfına neden olur?
  • Hangi işler yüksek maliyetlidir?
  • Hangi işlerin ya da süreçlerin aksaması birimin dışarıdan olumsuz tepki almasına neden olur?
  • Hangi işlerde hesap verme yükümlülüğü fazladır?
  • Hangi işler için çok fazla mesai harcanmaktadır?
  • Hangi alanlarda çıkacak sorunlar, birimin fonksiyonunu yerine getirmesine engel olur?
  • Kimlerin çok fazla sorumluluğu vardır?

Hassas görev belirleme ve sonrası:

Hassas görevlerin envanteri çıkarılır. Bu görevler gözden geçirilir. Hangi aşamalarda aksaklıkların olabileceği tespit edilir. Bu aksaklıkların önlenebilmesi veya en aza indirilebilmesi için ne gibi önlemler alınabileceğine karar verilir. Görevlerdeki etkinliğin sağlanması için alınan önlemler sürekli olarak izlenir. Bu kontrollerin hayata geçirilmesi ile birim daha güçlü bir şekilde görevlerini yerine getirmeye başlar.

Örnekler:

  • Bütçe hazırlık işlemleri kaynakların doğru tahsisi için önemlidir. Hazırlık çalışmaları birimin politika ve öncelikleri doğrultusunda yürütülmez ise bu durum birimin fonksiyonunu yerine getirmesini engeller mi? Cevap, evet ise bu hassas bir görev olarak belirlenmelidir.
  • Hazırlanan rapor, kitap (İzleme/Değerlendirme Raporları, Faaliyet Raporu, Stratejik Plan, Çalışma Hayatı İstatistikleri vb.) gibi belgelerin ilgili mevzuatında belirlenen sürede/sürelerde ya da beklentilere cevap verebilmesi için kabul edilebilir sürelerde ilgili yerlere gönderilmesi/paylaşılması gerekir. Birimin bu çalışmaları zamanında tamamlayamaması birimin fonksiyonunu yerine getirmesini engeller mi?/Karar alma sürecini olumsuz etkiler mi?/Birimin itibarını zedeler mi? … Cevap, evet ise bu hassas bir görev olarak belirlenmelidir.
  • 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki mal ve hizmet alımı ve yapım işi temininde yaklaşık maliyetin hesaplanması ve kaydedilmesi süreci hassas görev olarak belirlenmelidir.

Görevden ayrılan personel için ne yapmak gerekir?

Görevden ayrılan personelin yerine gelen kişinin görev hakkında yeterince bilgi sahibi olmaması o alanda işlerin aksamasına sebep olabilir. Bu nedenle görevden ayrılan personelin durumunu “Hassas” olarak görmek gerekmektedir. Bu durum envanter listesinde yer almalıdır.

Hizmetin herhangi bir aksama olmadan sürdürülebilmesi için görevlendirilen personelin gerekli donanıma sahip olmasını sağlamaya yönelik belirlenecek özel prosedür, görevinden ayrılan personelin bir rapor hazırlayarak yeni göreve gelen personele vermesi, sorumluluğu altındaki dosyaların da bir tutanakla teslim edilmesidir. Raporda, yürütülmekte olan önemli işlerin listesi, öncelikli olarak dikkate alınacak konular, süreli ve zamanlı işler listesi ve benzeri hususlara yer verilmelidir..

HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

BİRİM: SAĞLIK BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ

Alt Birim: Enstitü Sekreteri

Hassas Görevler

Riskler (Görevin Yerine Getirilmemesinin Sonuçları)

Risk Düzeyi

Prosedürü (Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller)

Hassas Görevi Olan Personel

Görevden ayrılan personelin yerine görevlendirme yapılması

Görevlerde aksaklık yaşanması

Orta

Birimler arası koordinasyon sağlanması ve görevlendirmelerin zamanında yapılması

Enstitü Sekreteri

Enstitü Kurulu, Enstitü Yönetim Kurulu

Vakit kaybı

Düşük

Zamanında görevi yerine getirmek

Enstitü Sekreteri

Kanun, yönetmelik ve diğer mevzuatın takibi ve uygulanması

Hak kaybı, yanlış işlem, kaynak israfı

Yüksek

Yapılan değişiklikleri takip etmek

Enstitü Sekreteri

Gizli yazıların yazılması

İtibar ve güven kaybı

Yüksek

Gizliliğe riayet etmek

Enstitü Sekreteri

Kadro talep ve çalışmaları

Hak kaybı

Yüksek

Planlı ve programlı bir şekilde yürütmek

Enstitü Sekreteri

Bütçenin hazırlanması ve yönetimi

Bütçede açıklıkların yaşanması ve hak kaybına uğranması

Yüksek

Hazırlayan kişinin bilinçli olması gelecek yıllarda oluşacak harcamanın öngörülmesi

Enstitü Sekreteri

Temizlik hizmetleri ile çevre düzenlemelerinin kontrolünü sağlamak

Çalışma performansının ve veriminin düşmesi

Düşük

Günlük rutin kontrollerin yapılmasını denetlemek, gerekli

uyarı ve düzenlemeleri sağlamak.

Enstitü Sekreteri

















HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

BİRİM: SAĞLIK BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ

Alt Birim: Bölüm/Anabilim Dalı Başkanı

Hassas Görevler

Riskler (Görevin Yerine Getirilmemesinin Sonuçları)

Risk Düzeyi

Prosedürü (Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller)

Hassas Görevi Olan Personel

Yükseköğretim Kanunu'nun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek

Eğitim öğretimin sürecinin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşmada zorlukların yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte problemlerin meydana gelmesi

Yüksek

İlgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilme için idari birimlerle irtibata geçme

Bölüm/Anabilim Dalı Başkanı

Der programı ve ders görevlendirmelerinin adil, objektif ve öğretim elemanlarının bilim alanlarına uygun olarak yapılmasını sağlamak

Eğitim-öğretimde aksaklıklar yaşanması, öğrenci hak kaybı, kurumsal hedeflerin gerçekleştirilememesi

Yüksek

Akademik kurul toplantılarının düzenli olarak yapılması, öğretim elemanları arasında koordinasyon sağlama, güncel kontrollerin yapılması

Bölüm/Anabilim Dalı Başkanı

Bölümde yapılması gereken seçim ve görevlendirmelerin Müdürlükle irtibat kurularak zamanında yapılmasını sağlamak

Birim içi koordinasyon ve performansın azalması, mevcut işlerin zamanında ve istenilen şekilde yapılaması, yönetim zaafı, kurumsal hedeflere ulaşamama

Orta

Periyodik faaliyetlerin zamanında yapılmasını sağlamak üzere gerekli talimatların verilmesi, gerekli işbölümünün yapılması, aktüel denetim ve periyodik raporlama ve yazışma

Bölüm/Anabilim Dalı Başkanı

Öğrencilerin başarı durumlarını izlemek, bunların sonuçlarını değerlendirmek, birim içi ve Müdürlük kapsamında bilgilendirme ve değerlendirme yapmak

Mezun olan öğrenci profilinde eksiklik, yetersizlik ve etkin olmayan diplomalı işsiz kavramına doğrudan katkı

Orta

Birim akademik kurulunu sık sık toplamak, derslerin verimi ile ilgili geri bildirim almak, ilgili aksaklıkları çözmek, bölüm içinde çözülemeyen sorunların üst birime iletilmesini sağlamak

Bölüm/Anabilim Dalı Başkanı

















HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

BİRİM: SAĞLIK BİLİMLER ENSTİTÜSÜ

Alt Birim: Bölüm/Anabilim Dalı Başkanı

Hassas Görevler

Riskler (Görevin Yerine Getirilmemesinin Sonuçları)

Risk Düzeyi

Prosedürü (Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller)

Hassas Görevi Olan Personel

Ek ders ödemeleri ile ilgili belgeleri zamanında Müdürlüğe ulaştırmak

Ek ders ödemelerinin gecikmesi, bu ödemeleri dikkate alarak eylem ve harcama yapan bölüm öğretim elemanlarının ödeme planlarında aksaklıklar yaşanması, gereksiz şekilde ödeme cezalarına maruz kalmaları

Yüksek

Ek ders ödemeleriyle ilgili bilgi, belge ve evrakın zamanında değerlendirilip, tanzim edilip ilgili birime iletilmesini sağlamak ve bunun için gerekli koordinasyonu yapmak

Bölüm/Anabilim Dalı Başkanı

Lisansüstü programların düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak

Güven ve itibar kaybı, başarı kaybı, tercih edilebilirlik konusunda geride kalma

Yüksek

Enstitü ve idari birimlerle işbirliği içerisinde gerekli koordinasyonu sağlama

Bölüm/Anabilim Dalı Başkanı

Öğrenci danışmanlık hizmetlerini yapmak ve öğrencilerle toplantılar düzenlemek

Eğitim hedeflerine ulaşılamaması, bireysel problemlerin artması, motivasyon kaybı

Orta

Danışmanlık hizmetlerinin koordine edilmesi ve periyodik olarak toplantı, seminer ve ilgili faaliyetlerin yapılmasını sağlamak

Bölüm/Anabilim Dalı Başkanı

Bilimsel toplantılar düzenlemek, bölümün bilimsel araştırma ve yayın gücünü artırıcı teşvikte bulunmak

Kurumsal hedeflere ulaşmada sorunlar yaşanması, kurumsal tek düzelik, araştırma boyutunda eksiklik ve yetersizlik

Orta

Sempozyum, konferans ve panel gibi faaliyetler düzenlemek, düzenlenmesi için motivasyonda bulunmak, planlama yapmak ve çevrede ve ilgili yerlerde yapılmakta olan benzer faaliyetlerden birim personelini haberdar etmek, teşvik etmek, motive etmek ve yayın yapma ile ilgili bilgilendirme

Bölüm/Anabilim Dalı Başkanı

















HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

BİRİM: SAĞLIK BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ

Alt Birim: Öğretim Elemanları

Hassas Görevler

Riskler (Görevin Yerine Getirilmemesinin Sonuçları)

Risk Düzeyi

Prosedürü (Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller)

Hassas Görevi Olan Personel

Yükseköğretim Kanunu'nun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek

Eğitim öğretimin sürecinin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşmada zorlukların yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte problemlerin meydana gelmesi

Yüksek

Bölüm öğretim üyelerinin ilgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilmesi, durumun hassasiyeti

bağlamında iletişim kurulması

Öğretim Elemanları

Ders içeriklerinin hazırlanması ve planlanması çalışmalarına katılmak, ders programlarının eksiksiz yürütülmesini sağlamak üzere hazır bulunmak

Bölüm akademik hedeflerine ulaşmada, derslerin düzenli ve eksiksiz yürütülmesinde sorunlar yaşanması, öğrencinin hak kaybı yaşaması

Yüksek

Bölüm akademik çalışmalarının başkanlık ve üyeler arasında kurulan bir koordinasyonla yürütülmesi, ders içeriklerinin güncel ve yetkin hazırlanması ve ilgili komisyonların kurulup eşgüdüm sağlanması

Öğretim Elemanları

Öğrenci danışmanlık hizmetlerine katılmak, öğrencilerin bölüm ve çevreye uyum sağlamlarına yardımcı olmak

Öğrencinin hak kaybı yaşaması, eğitim ve öğretimde aksaklıklar yaşanması, öğrencinin çevresiyle ve kurumla uyum içinde bir öğrenim süreci yaşanmasında

aksaklıkların oluşması

Orta

Öğrenciler için belirlenen danışman öğretim üyeleri/elemanlarının öğrencilere gerekli ve yeterli zamanlarda eğitim, öğretim, psikolojik vb. konulardadestek

sunulması

Öğretim Elemanları

Müdürlük ve Bölüm Başkanlığının ön gördüğü toplantılara (eğitim-öğretim, sosyal ve kültürel) katılmak, faaliyetlere destek vermek

Akademik ve idari işlerin yürütülmesinde gerekli olan Müdürlük- Bölüm koordinasyonunda aksaklıklar yaşanması ve gerekli bilgi ve iletişim ağının oluşturulamaması

Orta

Gerekli koordinasyonun ve iletişim ağının kurulabilmesi ve buradan sağlanacak sinerjinin dinamizme edilebilmesi için öğretim üyelerine yazılı ve şifahen toplantıların önceden bildirilmesi, üyelerin de mazeretlerini önceden bildirmeleri

Öğretim Elemanları

Bilimsel araştırmalar yapmak ve bilimsel alanda ulusal ve uluslararası kongreler düzenlenmesine yardımcı olmak

Kurumsal hedeflerin en önemli bölümlerinden olan akademik araştırmaların yeterli bir düzen ve sayıda yapılmaması, kamu zararının oluşması

Orta

Öğretim üyelerinin dönemsel olarak makul bir sayıda bilimsel çalışmalar yürütmelerinin kurumsal hedefler için öneminin toplantılarda vurgulanması, bu bağlamda dönem dönem verilerin toplanması, gerekli araştırmalar için destek sunulması

Öğretim Elemanları

Bölümde eğitim-öğretim faaliyeti, stratejik plan performans kriterleri gibi her yıl yapılması zorunlu çalışmalara destek vermek

Bölüm akademik ve idari faaliyetlerinde problemlerin yaşanması, koordinasyon eksikliği ve kamu zararının oluşması

Yüksek

Kurumun dönemsel çalışmalarının güncellenmesi ve ileriye taşınması için eşgüdümün öneminin vurgulanması ve bu yönde belli kriterlerin düzenliliği için çaba sarf edilmesi

Öğretim Elemanları

















HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

BİRİM: SAĞLIK BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ

Alt Birim: Öğretim Elemanları

Hassas Görevler

Riskler (Görevin Yerine Getirilmemesinin Sonuçları)

Risk Düzeyi

Prosedürü (Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller)

Hassas Görevi Olan Personel

Kaynakların verimli etkin ve ekonomik kullanılmasını sağlamak, çalışma odasının kullanılması ve korunması konusunda ilgililere yardımcı olmak

Kamu zararının meydana gelmesi, kurumsal hedeflere erişmede aksaklıkların yaşanması, hak kaybının oluşması

Yüksek

Bölüm öğretim üyelerinin ilgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilmesi, durumun hassasiyeti bağlamında iletişim kurulması, kamu mallarınınkorunması için eşgüdüm sağlanması

Öğretim Elemanları

Enstitünün Etik Kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek, hassas görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek

Akademik hedeflerden sapma yaşanması, idari koordinasyonda aksaklıklar meydana gelmesi, kurumsal yeterlilik ve temsil problemi

Yüksek

Öğretim üyelerinin ilgili değer ve normları koruma ve uygulama bağlamında hassasiyet göstermeleri bağlamında bilgilendirilmesi, kriterlerin uygulanmasının denetlenmesi

Öğretim Elemanları

Müdür, Müdür Yardımcıları Anabilim Dalı Başkanının vereceği akademik ve idari işleri yapmak

Akademik ve idari işlerde aksama meydana gelmesi

Yüksek

 Müdür ve Müdür yardımcılarının vereceği akademik ve idari işleri titizlikle yerine getirir. Mazereti olması halinde bunu önceden bildirir.

Öğretim Elemanları

Enstitüyü temsil eden öğrenci gruplarına önderlik etme

Spor faaliyetlerinde aksama yaşanması, sporcu öğrenciler arası problemlerin çıkma ihtimali

Orta

Müdürlük tarafından görevlendirilen araştırma görevlileri enstitüyü temsil eden spor takımlarının hazırlanmasında antrenörlük danışmanlık vs. görevleri üstlenir

Öğretim Elemanları

Ders ve sınav programlarının hazırlanması çalışmalarına katılmak ve sınavlarda gözetmenlik yapmak

Ders ve sınav programlarında ve akademik işleyişte aksamalar meydana gelmesi

Orta

Bölüm sınav ve ders programlarını hazırlayacak komisyona yardımcı olmak

Öğretim Elemanları

















HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

BİRİM: SAĞLIK BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ

Alt Birim: Mali İşler Birimi

Hassas Görevler

Riskler (Görevin Yerine

Getirilmemesinin Sonuçları)

Risk Düzeyi

Prosedürü (Alınması Gereken Önlemler veya

Kontroller)

Hassas Görevi Olan

Personel

Maaş ve ek ders hazırlamasında özlük haklarının zamanında temin edilmesi

Hak kayıplarının meydana gelmesi

Yüksek

Birimler arası koordinasyon sağlanması

Mali İşler Birim Personeli

Maaş hazırlanması sırasında kişilerden kesilen kesintilerin doğru ve eksiksiz yapılması

Kamu ve kişi zararının oluşması

Yüksek

Birimler arası koordinasyon sağlanması ve bilinçli hareket edilmesi

Mali İşler Birim Personeli

Ödeme emri belgesi düzenlemesi

Kamu zararına sebebiyet verme riskinin meydana gelmesi

Yüksek

Kontrollerin doğru yapılması

Mali İşler Birim Personeli

SGK’na elektronik ortamda gönderilen keseneklerin doğru, eksiksiz ve zamanında gönderilmesi

Kamu ve kişi zararına neden olma riski, kişi başı bir asgari ücret cezası verilmesi

Yüksek

Hata kabul edilemez.

Mali İşler Birim Personeli

Satın alma evrakının hazırlanması

Kamu zararı, satın alma sürecinin uzaması, alımın yapılmaması

Yüksek

Kontrollerin doğru yapılması, ihtiyaçların bilinçli bir şekilde belirlenmesi

Mali İşler Birim Personeli

















HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

BİRİM: SAĞLIK BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ

Alt Birim: Taşınır Kayıt Birimi

Hassas Görevler

Riskler (Görevin Yerine Getirilmemesinin Sonuçları)

Risk Düzeyi

Prosedürü (Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller)

Hassas Görevi Olan Personel

Taşınır malların ölçerek sayarak teslim alınması depoya yerleştirilmesi

Mali kayıp ve menfaat sağlanması, yolsuzluk riski

Yüksek

Kontrollerin ehil kişilerce doğru yapılması

Taşınır Kayıt Yetkilisi

Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek

Kamu zararına neden olma riski

Yüksek

Kontrollerin ehil kişilerce yapılması, işlem basamaklarına uygun hareket edilmesi

Taşınır Kayıt Yetkilisi

Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini oluşturmak

Birimdeki taşınırların kontrolünü sağlayamama, zamanında gerekli evrakların oluşturulmaması sonucu kamu zararı meydana gelmesi

Yüksek

Taşınırların giriş ve çıkış işlemleri bekletilmeden anında yapılması, gerekli belge ve cetveller düzenli tutulması

Taşınır Kayıt Yetkilisi

Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak

Kamu zararına neden olma riski

Yüksek

Kontrollerin doğru yapılması, gerekli tedbirlerin alınarak taşınırların emniyete alınması

Taşınır Kayıt Yetkilisi

Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek

Kamu zararı, işin yapılmasına engel olma, iş yapamama durumunun meydana gelmesi

Yüksek

Stok kontrolünü belirli aralıklarla düzenli tutmak

Taşınır Kayıt Yetkilisi

Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak

Kamu zararına neden olma riski, mali kayıp oluşması

Yüksek

Hazırlayan kişinin bilinçli olması, birimdeki tüm taşınırların kayıtlı olduğundan emin olunması

Taşınır Kayıt Yetkilisi

Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak

Kamu zararına sebep olmak, itibarın zedelenmesi riski

Yüksek

Kontrollerin doğru yapılması ihtiyaçların bilinçli bir şekilde belirlenmesi

Taşınır Kayıt Yetkilisi

















HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

BİRİM: SAĞLIK BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ

Alt Birim: Personel İşleri Birimi

Hassas Görevler

Riskler (Görevin Yerine Getirilmemesinin Sonuçları)

Risk Düzeyi

Prosedürü (Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller)

Hassas Görevi Olan Personel

2547, 657 ve 2914 Sayılı Kanun uyarınca yapılan işlemler

Hak kaybı

Yüksek

Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması

Personel İşleri Birim Personeli

Akademik/idari personel göreve başlama,

ayrılma/ilişik kesme işlemleri

Hak kaybı, İtibar Kaybı, Zaman Kaybı

Yüksek

Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması. Personelin tüm özlük işleri ile ilgili bilgi ve belgelerin ilgili üst birime bildirilmesi

Personel İşleri Birim Personeli

Öğretim elemanlarının görev süresi uzatımı işlemleri

Hak kaybı

Yüksek

Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması

Personel İşleri Birim Personeli

Akademik/İdari Personel Soruşturma İşlemleri

Zaman Kaybı, Cezai Yaptırım.

Yüksek

2547 ve 657 sayılı Kanunlar Uyarınca tüm işlemleri titizlikle takip edilir

Personel İşleri Birim Personeli

Enstitü kadrosunda olan personelin SGK tescil işlemleri

Hak kaybı

Yüksek

Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması

Personel İşleri Birim Personeli

İzin İşlemleri

Hak kaybı

Düşük

Tüm Personelin Yıllık İzin Matbu Formları, Yurtdışı İzin olurları, Doğum Sonrası ve askerlik için izin olurları

Personel İşleri Birim Personeli

Süreli yazıları takip etmek

Hak kaybı

Yüksek

Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması

Personel İşleri Birim Personeli

Büroya gelen evrakların genel takibini yapmak

Hak kaybı

Yüksek

Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması

Personel İşleri Birim Personeli

Mal Bildirim Formları

Cezai yaptırım, mevzuatın gerekliliklerinin yerine getirilmemesi, soruşturma

Düşük

Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması. Tüm Personelin Mal Bildirim Formlarının Takip Edilmesi

Tüm Personel

















HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

BİRİM: SAĞLIK BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ

Alt Birim: Öğrenci İşleri

Hassas Görevler

Riskler (Görevin Yerine Getirilmemesinin

Sonuçları)

Risk Düzeyi

Prosedürü (Alınması Gereken Önlemler veya

Kontroller)

Hassas Görevi Olan

Personel

Öğrencilerle ilgili her türlü belgeyi zamanında göndermek

Hak ve zaman kaybı riski

Yüksek

Yazışma sürelerine özen gösterip zamanında cevap verilmesi

Öğrenci İşleri Birim Personeli

Dönem sonu ve yılsonunda büro içerisinde gerekli düzenlemeyi sağlamak

Çalışma performansının düşmesi

Yüksek

Çalışma düzeninin sağlanması

Öğrenci İşleri Birim Personeli

Öğrenci disiplin işlemlerini takip edip, ilgili birimlere bilgi vermek

Kanunlara uyulmaması ve düzenin bozulması

Yüksek

Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması

Öğrenci İşleri Birim Personeli

Enstitü Kurulu ve Enstitü Yönetim Kurulu kararlarını takip etmek veyerine getirmek

Hak ve zaman kaybı riski

Yüksek

Yapılan değişiklikleri takip etmek ve zamanında görevi yerine getirmek

Öğrenci İşleri Birim Personeli

Stajlarla ilgili duyuruların yapılması bununla ilgili her türlü yazışmaların yapılması - ve yılsonunda mezun olabilmek için gerekli belgelerin Enstitü Web sayfasında duyurulmasını sağlayarak formların zamanında doldurularak takibinin yapılması ve mezuniyet belgelerini hazırlamak

Öğrencilerin stajlarına zamanında başlayamaması, hak ve zaman kaybı meydana gelmesi

Yüksek

Öğrenci kayıtlarının ve duyuruların zamanında yapılması

Öğrenci İşleri Birim Personeli

















HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

BİRİM: SAĞLIK BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ

Alt Birim: Evrak Kayıt Birimi

Hassas Görevler

Riskler (Görevin Yerine Getirilmemesinin Sonuçları)

Risk Düzeyi

Prosedürü (Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller)

Hassas Görevi Olan Personel

Gelen evrakların kaydetmek ve genel takibi yapmak

Zaman, güven ve hak kaybı

Yüksek

Takip işlemlerinin zamanında ve düzgün yapılması.

Evrak Kayıt Birim Personeli

Giden evrakları takip edip dağıtımını zimmetle yapmak

İşlerin aksaması ve evrak kaybı

Yüksek

Evrakların takibi ve zimmetlerin yapılması.

Evrak Kayıt Birim Personeli

Enstitü  ile ilgili her türlü bilgi ve belgeyi korumak ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek.

Hak kaybı aranan bilgi ve belgeye ulaşılmaması

Yüksek

Yapılan işe özen gösterip ve dikkat etmek.

Evrak Kayıt Birim Personeli

 



 














Hizmet Standartları

İş Akış Şemaları

Komisyon Raporu


Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi

Komisyonlar

SAĞLIK BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ BİRİM KALİTE KOMİSYONU

  • Doç. Dr. Elif DOĞAN
  • Dr. Öğr. Üyesi Beste DEMİRCİ
  • Duygu SARIHAN KARAKUŞ 

ALT KOMİSYONLAR

LİDERLİK

  • Doç. Dr. Elif DOĞAN
  • Dr. Öğr. Üyesi Beste DEMİRCİ

YÖNETİM VE KALİTE

  • Doç. Dr. Elif DOĞAN
  • Dr. Öğr. Üyesi Beste DEMİRCİ

EĞİTİM ÖĞRETİM

  • Doç. Dr. Elif DOĞAN
  • Dr. Öğr. Üyesi Beste DEMİRCİ
  • Duygu SARIHAN KARAKUŞ

ARAŞTIRMA VE GELİŞTİRME

  • Doç. Dr. Elif DOĞAN
  • Dr. Öğr. Üyesi Beste DEMİRCİ
  • Duygu SARIHAN KARAKUŞ

TOPLUMSAL KATKI

  • Dr. Öğr. Üyesi Beste DEMİRCİ
  • Duygu SARIHAN KARAKUŞ   

DANIŞMA KURULU


Adı Soyadı

Görevi

Doç. Dr. Elif DOĞAN

Enstitü Müdür V.  (Başkan)

Doç. Dr. Hüseyin Serkan EROL         

Veterinerlik Biyokimyası ABD Başkanı İç paydaş (Üye)

Doç. Dr. Ayşe Feray ÖZBAL

Beden Eğitimi ve Spor ABD Başkanı İç paydaş (Üye)

Doç. Dr. Defne ÖCAL KAPLAN

Antrenörlük Eğitimi ABD Başkanı İç paydaş (Üye)

Dr. Öğr. Üyesi Beste DEMİRCİ

Enstitü Müdür Yardımcısı İç paydaş (Üye)

Filiz OKUR

İç paydaş (Üye)

Büşra KÖYÖNÜ

Öğrenci (Üye)

Erol DEMİR

Mezun Öğrenci (Üye)



        


İç Dış Paydaşlar

 KYS-LS-009



PAYDAŞ ADI                                                     İÇ VE DIŞ PAYDAŞLAR

Akademik Personel                                          İç Paydaş

İdari Personel                                                   İç Paydaş

 Öğrenciler                                                        İç Paydaş

Mezunlar                                                           Dış Paydaş

Milli Eğitim Bakanlığı                                         Dış Paydaş

Hazine ve Maliye Bakanlığı                               Dış Paydaş

Yükseköğretim Kurulu                                       Dış Paydaş

Sayıştay                                                             Dış Paydaş

Sağlık Bakanlığı                                                 Dış Paydaş

ÖSYM                                                                 Dış Paydaş

Sosyal GüvenliK Kurumu                                   Dış Paydaş

TUBİTAK                                                            Dış Paydaş

Kastamonu Valiliği                                              Dış Paydaş

Kastamonu Belediyesi                                        Dış Paydaş

Kastamonu İl Özel İdaresi                                  Dış Paydaş

Kastamonu Orman Bölge Müdürlüğü                 Dış Paydaş

İŞKUR                                                                Dış Paydaş

KOSGEP                                                            Dış Paydaş

 STK’LAR                                                            Dış Paydaş


İç ve Dış Kaynaklı Dokümanlar


Dış Kaynaklı Dokümanlar İçin TIKLAYINIZ.

İç Kaynaklı Dokümanlar İçin TIKLAYINIZ.

Kalite Politikası

 

Sağlık Bilimleri Enstitümüz, Üniversitemizin misyon, vizyon ve stratejik planı doğrultusunda nitelikli lisansüstü eğitim-öğretim hedeflemektedir. Bu amaçla, Enstitümüz ve ilgili Anabilim Dallarının kurullarında alınan kararlara uygun olarak lisansüstü derslerin verilmesi, danışmanlıkların ve lisansüstü tezlerin yürütülmesi ile kalite süreçlerine katılım sağlanmasını hedefleyen bir kalite yönetim sistemi taahhüt edilmektedir. 




*KYS-FRM 402 Proses Izleme Kriterleri Takip Formu
*KYS-FRM-102_İdari_Personel_Birim_Oryantasyon_Takip_Formu
*KYS-FRM-125_İç-Dış_Paydaş_Beklenti_Formu
*KYS-FRM-131_Toplantı_Katılım_Formu
*KYS-FRM-132_Toplantı_Gündem_Maddeleri_Formu
*KYS-FRM-287_Oryantasyon_Eğitimi_Formu
*KYS-FRM-352_Toplantı_Tutanağı
*KYS-PL-001_Enstitü Vekalet Planı
*KYS-PL-003_Yıllık_Hedef_ve_Faaliyet_Planı
*Risk Analizi Tablosu